SISTEM INFORMASI DAN KEARSIPAN PADA KANTOR PUSAT ADMINISTRASI UNIVERSITAS SYIAH KUALA

SISTEM INFORMASI DAN KEARSIPAN PADA KANTOR PUSAT ADMINISTRASI UNIVERSITAS SYIAH KUALA

NAMA: RIA AFRIANINIM: 1101002020006ABSTRAKBerdasarkan pembahasan pada bab-bab sebelum nya tentang sistem informasi dan arsip pada kantor Pusat Administrasi (KPA) Unsyiah. Penulis dapat menyimpulkan sebagai berikut:1.KPA Unsyiah memanfaatkan teknologi computer yang berupa aplikasi pengolah database (SIMPEG) untuk ,menerapkan sistem informasi yang baik serta membantu proses pengarsipan yang baik pula 2.Aplikasi (SIMPEG) menggunakan sistem abjad dan sistem nomor cocok untuk proses penyimpanan data3.Arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka , atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), klertas film dan media komputer 4.Peralatan arsip yang diguniakan pada kantor pusat administrasi (KPA) adalah map (folder), kata tangkap, filing cabinet, almari arsip, penunjuk (GUIDE) dan alat bantu arsip5.Fungsi dan tujuan arsip pada kantor pusat administrasi (KPA) dilakukan berdasarkan sistem nomor, sistem wilayah, dan sistem tanggal yang langkah langkah penyimpanannya dimulai dari memeriksa, mengindeks, dan terakhir di simpan di file-file yang sudah ada 6.Ada tiga prosedur dokumen arsip pada Kantor Pusat Administrasi (KPA) yaitu formulir, capital dan surat. Prosedur pengelolaan formulir dan aplikasi disimpan berdasarkan keterangan tanggal dan sedangkan prosedur pengelolaan surat terdiri dari prosedur pemulaan peenyimpanan. Prosedur surat masuk yaitu memeriksa, pencattan dan pengelolaan, sedeangkan prosedur untuk surat keluar yaitu pembuatan surat, pencattan dan pengiriman.prosedur penyimpanan meliputi memeriksa, mengindeks, meberi tanda, menyortir dab menyimoan file file yang sudah disediakan 7.Kendala yang dihadapi pada penanganan arsip pada Kantor Administrasi adalah karyawan yang tidak memiliki keahlian dalam pengelolaan arsip karena kurangnya bimnbingan dari pihak perusahaan, sehingga sulit Dallam penanganan arsip8.Solusi yang dilakukan dalam mengelola arsip pada kantor pusat administrasi yaitu karyawan diberikan pendidikan khusus dan pelatihan dalam menangani arsip sehingga memudahkan mereka untuk melakukan penataan arsipA. SARAN-SARANAgar prosedur arsip pada Kantor Pusat Administrasi dapat berjalan dengan baik, maka penulis menyarankan hal-hal sebagai berikut 1.Pengadaan peralatan arsip hendaknya disesuaikan dengan perkembangan jumlah arsip2.Agar pengelolaan arsip sesuai dengan sistem yang diterapkan, maka pengembangan atau pelatihan karyawan dapat dilakukan secara berkelanjutan

RIA AFRIANI

http://etd.unsyiah.ac.id//index.php?p=show_detail&id=13214